отчет по практике Гончарова АСУ-2

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

ОТЧЕТ О ПРОХОЖДЕНИИ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ

НАЕНиМОАПО ЮФУ

Студентки 3 курса

Группы АСУ-2

Специальности

«Информационные системы»

Гончаровой Т.Ю.

Руководитель практики

Бордюгова Т.Н.

г. Ростов-на-Дону

2014 г.

СТРУКТУРА:

ВВЕДЕНИЕ2

I.ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА АПО ЕНиМО ЮФУ2

1. 1.Общая характеристика факультета информатики2

II.ИЗУЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ И СООТВЕТСТВУЮЩЕГО ПО, НЕОБХОДИМОГО ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА2

2.1 Суть и особенности работы специалиста секретариата2

2.2 Объемы деятельности секретаря2

III.ТЕХНОГЛОГЯ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА2

3.1 Потоки информации для отдела ЕНиМО ЮФУ2

3.2 Структура и объем потоков информации2

3.3 Трудоемкость обработки информации2

3.4 Технология принятия решения2

3.5 Технология решения задач2

3.6 Автоматизация модуля «Легкий клиент»2

ВВЕДЕНИЕ

Цель прохождения преддипломной практики – сбор материалов для написания дипломного проекта. Практика проходила в АПО ЕНиМО ЮФУ.

АПО ЕНиМО ЮФУ на сегодняшний день является одной из крупней академий педагогического образования в России. ЮФУ готовит несомненно качественных специалистов, который дают максимальная информация и прививаются навыки работы.

Сегодня ЮФУ — это более 30 факультетов, 11 научно-исследовательских институтов, 6 конструкторских бюро, 2 опытных производства, 22 центра коллективного пользования, свыше 150 центров различного направления деятельности, 8 филиалов. В университете обучается более 42 000 студентов, около 500 — слушатели из стран дальнего зарубежья, свыше 10 000 слушателей программ повышения профессиональной квалификации, работает более 8500 сотрудников.

Темой дипломного проекта является «Автоматизация электронного документооборота образовательного учреждения ( на примере ЮФУ)» , следовательно, главный интерес представляет системы электронного документооборота университета, как происходит обмен информацией, какие программы установлены и используются в ВУЗе. Также представляет интерес возможность автоматизации процесса электронного документооборота, а именно создание новых модулей и усовершенствование старых.

Данная тема дипломного проекта является актуальной, поскольку на сегодняшний день электронный документооборот является неотъемлемой частью любого высшего учебного заведения.

Автоматизация документооборота позволит значительно увеличить скорость передачи данных, подписания приказов и обмена информацией.

Для реализации программного продукта необходимо собрать всю необходимую информацию о работе, установленной в университете программы и поставленной цели, т.е. осуществить анализ предметной области.

ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА АПО ЕНиМО ЮФУ

1. 1.Общая характеристика факультета информатики

Кафедра информационных технологий и методики преподавания информатики (бывшее название — Кафедра информатики) выделилась из кафедры алгебры в 1992 году. Первым ее заведующим и основателем был Ф.Ф. Лысенко. За время существования кафедры ею руководили доц. Лысенко Ф.Ф., проф. Поляков Н.А., проф. Дашко Ю.В., проф. Крамаров С.О., к. ф.-м. н., доц. Попов А.П., к. ф.-м. наук, доцент Кузнецова Т.К. В настоящее время кафедру возглавляет д.п.н., к.ф.-м.н., доц. Коваленко М.И.

На кафедре работают 8 доцентов, 2 старших преподавателя, 10 ассистентов.

В настоящее время кафедра осуществляет подготовку:

бакалавров (по специальности 050100 «Педагогическое образование» профиль «Информатика», 050200 «Физико-математическое образование» профиль «Информатика»),

специалистов ОЗО (по специальности 050200 «Физико-математическое образование» профиль «Информатика»),

магистров (по специальности 050100 «Педагогическое образование» программа «Информатика в образовании»),

аспирантов (по специальности 13.00.02 Теория и методика обучения и воспитания (информатика), 01.04.07 Физика конденсированного состояния).

В рамках реализации проекта непрерывного образования осуществляется тесное сотрудничество с педагогическими колледжами Ростовской области и Краснодарского края, расположенными в городах: Туапсе, Каменск-Шахтинский, Шахты, Зимовники и др. Традиционно кафедра поддерживает связи с рядом школ, на базе которых студенты проходят педагогическую и научную практику. Заключены договоры о сотрудничестве с: Ростовским-на-Дону государственным колледжем связи и информатики (РКСИ), РМК им. Седова, Ростовским-на-Дону Государственным колледжем радиоэлектроники, информационных и промышленных технологий, Гимназией #46, СОШ #84, СОШ # 76, СОШ # 100, санаторной школой-интернатом # 28, которая работает по направлению «Развитие дистанционного образования детей-инвалидов», что позволит предоставить качественное образование детям-инвалидам, нуждающимся в обучении на дому, в том числе через обеспечение доступа к образовательным Интернет-ресурсам.

Научные интересы преподавателей кафедры связаны с теоретическими основами информатики, проблемами изучения систем искусственного интеллекта, моделированием сложных систем, методикой преподавания информатики в учебных заведениях различных типов, информатизацией образования, web-программированием, электронным обучением, использованием средств ИКТ в обучении детей с ограниченными возможностями и одаренных детей. За время существования кафедры ее сотрудниками и соискателями были защищены диссертации по темам: «Методика подготовки учителя информатики к обеспечению предпрофильного обучения» — Пекшева А.Г., «Методические подходы к формированию компетенций в области программирования на основе реализации индивидуальной траектории обучения (на примере подготовки бакалавров по направлению педагогическое образование, профиль информатика)» — Бордюгова Т.Н., «Теоретические и методические аспекты формирования ИКТ-компетентности будущих менеджеров в условиях непрерывной подготовки (колледж-вуз)» — Грищенко Л.П.

Многие выпускники факультета связали свою жизнь с преподаванием информатики и работают в школах и других образовательных учреждениях: Драч А.Н., Дробжева Е.А., Волкова М.С., Бурцева А.В., Рыжов В.А., Дмитриенко Т.А., Пасько Ю., Побединская Ю.А., Назаренко Е.А., Коротаев К.С., Слышик Д.В., Бережная А.В., Драч И.Н., Дзауров А., Провоторов Д.С., Ревус Г., Воронин А., Беляков В.В., Корытко К. и др.

Большинство преподавателей кафедры являются также выпускниками факультета: Коваленко М.И., Пекшева А.Г., Майер С.Ф., Швыдкова Н.А., Драч А.Н., Бордюгова Т.Н., Петрова В.И., Пытель Е.Н., Чередниченко Т.В., Толстоноженко Г.А., Евланов С.Л., Тухманов А.В.

Для организации взаимодействия со студентами функционирует собственный сайт кафедры, на котором располагаются работы студентов (электронные пособия), организовано он-лайн тестирование студентов.

На кафедре информационных технологий и методики преподавания информатики создан НОЦ «Информатизация образовательных учреждений различных типов и социальная адаптация средствами ИКТ».

На протяжении всего существования кафедры в коллективе поддерживаются хорошие товарищеские отношения, совместно с аспирантами и студентами кафедры отмечаются праздники, походы на природу.

Учебно-методическая деятельность кафедры направлена на создание лекционных и практических курсов, методических рекомендаций для студентов и преподавателей по различным направлениям, электронных учебных пособий и др. За последнее время преподавателями выпущены следующие учебно-методические пособия:

Кузнецова Т.К. Информатика и информационные технологии. Тесты. Сборник для самостоятельного контроля знаний. Часть II. (УчМетПос). Ростов н/Д: ПИ ЮФУ, 2012. — 45с.

Кузнецова Т.К. Примеры решения задач на языке логического программирования turboprolog. Для студентов заочной формы обучения. Ростов н/Д: ПИ ЮФУ, 2012, 53 с.

Романова Н.М., Кузнецова Т.К. Практикум по решению задач на ЭВМ, учебно-методическое пособие для студентов ОЗО. Ростов н/Д: ПИ ЮФУ, 2012, 50 с.

Руденко Н.В., Половинчук Н.Я., Семергей С.В. Основы теории цепей. Лабораторный практикум. Ростов-на-Дону: РТИСТ ЮРГУЭС. 2012. – 100 с.

Морозов В.А., Копыл А.Н., Блохин А.Л. «Безопасность дорожного движения» электронное учебное пособие, Ростов н/Д: ПИ ЮФУ, 2012.

Москвин К.М., Коваленко М.И. «Решение вычислительной математики с помощью средств свободно распространяемого математического пакета Scilab» Электронное учебное пособие, свидетельство о регистрации электронного ресурса #17876.

Научно-исследовательская деятельность:

При активной инициативе кафедры систематически проводятся Международные научно-методические симпозиумы » Электронные ресурсы в непрерывном образовании» («ЭРНО»), научным секретарем которых является зав. кафедрой Коваленко М.И. Активное участие в симпозиумах и их организации принимают сотрудники и аспиранты кафедры.

ИЗУЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ И СООТВЕТСТВУЮЩЕГО ПО, НЕОБХОДИМОГО ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1Суть и особенности работы специалиста секретариата

Секретарь — это лицо организации. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас успех партнеров и клиентов фирмы. Основные функции секретаря:

прием, оформление, распределение и рассылка документов, писем, телеграмм, факсов;

организация приема посетителей;

прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка документов к сдаче в архив фирмы;

техническое и канцелярское обеспечение рабочего места руководителя;

телефонное обеспечение;

ведение табеля рабочего времени.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, поэтому ведение документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения, до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

2.2 Объемы деятельности секретаря

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени.

Анализируя документооборот АПО ЕНиМО ЮФУ за последний год, была выявлена тенденция к его росту.

Документооборот включает в себя три потока документов: входящие (поступающие); исходящие (отправляемые); внутренние.

Описание экономической задачи секретаря

Профессия секретаря требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя.



Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов.

ТЕХНОГЛОГЯ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1 Потоки информации для отдела ЕНиМО ЮФУ

Потоки информации представляют собой совокупность сообщений, объективно отражающих развитие хозяйственных процессов, которые передаются по каналам связи для осуществления управления. Потоки могут быть прямыми (от управляющей подсистемы к управляемой подсистеме) и обратными (от управляющей подсистемы к управляющей подсистеме).

Технология ввода, обработки, хранения, передачи и выхода информации

В ВУЗе ЮФУ используется система DocsVision — программный продукт, предназначенный для управления документами и бизнес-процессами.

Обработка документов заключается в выполнении одного из сценариев работы с документами:

разработка проекта документа;

согласование документа;

визирование документа;

назначение резолюций;

согласование резолюций;

исполнение резолюций;

назначение поручений по резолюции;

контроль исполнения резолюций и поручений;

массовое ознакомление исполнителей с документом;

назначение отдельных контрольных вех (создание заданий по обработке документов, объединение их в процессы) и их контроль; создание отчетов по состоянию исполнения документов;

свободная маршрутизация (рассылка) документа;

отслеживание местоположения документа;

сдача документа в архив (впоследствии выемка из архива);

поиск документа в системе.

Возможные сценарии по учету и обработке электронных документов с помощью приложения «Делопроизводство» представлены на рисунке №1

Рис. 1 «Учет и обработка электронных документов»

3.2 Структура и объем потоков информации

Основным инструментом работы пользователя с системой DocsVision является Навигатор, принцип работы которого аналогичен принципу работы Проводника. В Навигаторе отражается дерево папок, в общем случае — сложной структуры, которое по назначению и принципу работы также аналогично дереву папок, которое можно видеть в Проводнике, однако в отличие от Проводника папки Навигатора содержат не файлы, а карточки. Каждая карточка представляет собой максимально подробное описание отдельного документа — тип; дата создания; фамилия лица, зарегистрировавшего документ; сведения о содержании; ссылки на другие документы, — а также может включать в себя графический файл с изображением отсканированного бумажного документа и файл, содержащий распознанный текст документа. Каждый из указанных выше элементов содержится в отдельном поле карточки.

Карточки размещаются в папках в соответствии с установленными в организации принципами, однако чаще всего дерево папок строится в соответствии со структурой организации, наглядно отображая иерархическую подчиненность ее подразделений, а также принадлежность каждого сотрудника к определенной структурной единице. Так, например, личные папки сотрудников какого-либо отдела обычно находятся в папке с названием отдела.

Кроме этого, во избежание многократного повторного ввода одной и той же информации, а также исключения возможных ошибок в платформе DocsVision предусмотрены справочники (хранящиеся в особой папке Справочники) — каталоги различного назначения, содержащие информацию, сгруппированную по определенным критериям. Включаемая в справочники информация далее используется при заполнении некоторых полей карточек документов, позволяя избежать ввода заведомо неверных сведений (например, в тех полях, где должны указываться сотрудники организации — автор документа, исполнитель документа, руководитель подразделения и т. д., — невозможно ввести запись о несуществующем сотруднике), не допуская дублирования информации (например, присваивая вновь создаваемым документам номера в соответствии с принятой в организации классификацией) и избавляя пользователя от рутинной работы по многократному занесению в документы одной и той же информации.

Помимо карточек документов платформа позволяет организовать упорядоченное хранение файлов любого формата, содержащих информацию в текстовой, графической, табличной или другой форме; для этого в механизме платформы предусмотрен особый вид карточки — карточка файла. В зависимости от предполагаемого использования файла в дальнейшем (однократное, постоянное внесение изменений в один и тот же документ — актуализация, использование текста документа в качестве стандартной основы для создания новых документов и пр.) можно выбрать соответствующий способ его хранения.

Для всех типов карточек платформа предусматривает механизм поиска, который может осуществляться по записям карточек, тексту прикрепленных к ним файлов и совокупности условий в любом сочетании.

В зависимости от назначения документации, а также выполняемых сотрудниками обязанностей платформой DocsVision предусмотрена система безопасности, позволяющая разрешать или запрещать сотруднику (группе сотрудников) доступ к любому виду данных в целях ограничения доступа к хранящимся сведениям и гарантии сохранности всей используемой информации. К дополнительным средствам, обеспечивающим безопасность данных, относятся возможности шифрования и/или добавления к документам электронной подписи (при наличии соответствующих сертификатов).

3.3 Трудоемкость обработки информации

Решения, построенные на базе DocsVision, позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящейся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.

3.4 Технология принятия решения

Процесс управления многогранен, но в нем ясно вырисовывается система действий, которую можно условно назвать технологией принятия решений. Понятие «технология принятия решений» включает такие элементы, которые помогают ответить на следующие вопросы: Что делать? С какими затратами? Как делать? Кому делать? Когда делать? Для кого делать? Где делать? Что это даст, какой эффект — экономический, социальный, экологический, технический?

Впервые метод «мозговой атаки» («брейнсторминг») предложил американский психолог А. Осборн. Сущность метода «мозговой атаки» состоит в следующем. Четко формулируется проблема, по которой нужно принять оптимальное решение. Создается рабочая группа, состоящая из пяти—десятивысокоэрудированных специалистов, ясно представляющих суть стоящей перед ними проблемы. Эта группа делится на две подгруппы: «группу генерации идей» и «группу оценки». Большое значение имеет приблизительное равенство членов подгрупп по темпераментам. В «группу генерации идей» целесообразно включить людей равных по рангам, склонных к фантазиям. В «группу оценки включают людей, с критическим складом ума. В этой группе обязательно должен находиться начальник, имеющий определенные полномочия. Это необходимо для того, чтобы положительная оценка той или иной идеи имела под собой реальную почву для ее реализации. Обе группы должны иметь лидеров, роль которых необычайно велика. От их эрудиции, такта, умения «завести» членов группы зависит очень многое. Следует отметить, что проблема подбора обеих групп является очень важной и сложной.

Правила «мозговой атаки», можно сформулировать так:

а) участники «мозговой атаки» должны находиться в состоянии физической и психической расслабленности;

б) для выработки идей участникам группы могут задаваться вопросы, относящиеся к проблеме, но в такой форме, чтобы можно было давать краткие ответы (без основания);

в) члены группы могут предлагать любые идеи, имеющие отношение к проблеме, даже если они кажутся глупыми и странными;

г) абсолютно запрещены критика участников «атаки» и их предложений, а также иронические реплики и замечания;

д) озарениям и фантазиям отдается предпочтение перед систематическим мышлением;

е) поощряются комбинации и новые применения уже сделанных предложений;

ж) любые идеи, какими бы странными и неподходящими они не казались, записываются (фиксируются);

з) авторство идей не указывается, высказанные идеи лишаются персональной принадлежности;

и) критика, оценка и отбор (селекция) идей осуществляются «группой оценки» в особо отведенное после мозговой атаки время.

Например, начинает работать группа «генерации идей». Руководитель этой группы коротко излагает суть задачи и устанавливает темп работы, например, 3 мин дискуссия, 5 мин обдумывание. Работа началась. Один из членов группы излагает возникшую у него идею решения задачи — 5 мин дается на обсуждение этой идеи. Затем просит слова другой участник, добавляет, развивает предложенную идею или выдвигает новую (но не критикует) — опять обдумывание и т. д., идет процесс коллективного творчества. Все идеи вкратце записываются. Темп работы ускоряется. Мысли мчатся лавиной, группа приходит в состояние творческого озарения.

Предложения могут быть невероятными, сказочными, шутливыми, но идеи, изложенные в них, с успехом могут быть применены. Например, однажды на семинаре по использованию полиэтилена председатель, рассказав сказку о пряничном домике, неожиданно поставил вопрос: «А как выглядел бы универмаг, если бы в нем все было из полиэтилена?» За 15 мин было внесено 61 предложение, из них: 8 можно было немедленно внедрить в практику; 19 нуждались в создании простейших технологий; 26 требовали консультации специалистов и 8 были сделаны в порыве веселого настроения.

3.5 Технология решения задач

Руководство АПО ЕНиМО ЮФУ приняло решение о необходимости внедрения комплексной автоматизированной системы управления. Одним из основных требований к реализуемому решению являлось наличие инструментов настройки функциональности для каждого конкретного вида подготовки и аттестации специалистов с учетом его специфики, развитого модуля автоматизации бизнес-процессов, а также средств модификации решения, не требующих навыков программирования.

3.6 Автоматизация модуля «Легкий клиент»

Был автоматизирован модуль, дающий возможность обращения учащихся к местному самоуправлению или к конкретному должностному лицу. Он автоматизирует регламент обработки обращений учащихся. Новый модуль дает простой, удобный и дружественный интерфейс и для Руководителей (Должностных лиц) и для Исполнителей, обеспечивает удобную форму хранения и поиска данных о заявителях и истории их обращений.

Основные возможности:

•Регистрация обращений учащихся, поступающих в устной, письменной форме, по электронной почте, факсу, в том числе и при личном приеме должностного лица и поступающих из внешних автоматизированных систем.

•Рассмотрение обращения, согласование резолюции и ответа должностным лицом.

•Формирование поручений (заданий) по обращению для исполнителей.

•Ведение реестра обратившихся граждан.

•Средства контроля над исполнением заданий по обращениям, наглядные отчеты по исполнительской дисциплине

Модуль включает в себя набор специализированных карточек (Обращение, Личный прием, Студент), специализированные поисковые запросы и отчеты, автоматизированные процессы и уведомления.




Предыдущий:

Следующий: