ОТЧЁТ_8_К

Минобрнауки России

федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный технологический институт

(технический университет)»

Кафедра менеджмента и маркетинга

Отчет о лабораторной работе (№8)

по информатике

ВыполнилПринял

Студент уч. гр. 6381Преподаватель

Канева К.В.Ташбаев В.В.

Санкт-Петербург

2014

Цель работы

Цель данной лабораторной работы — научиться создавать с помощью пакета Excel тип рабочей таблицы, соответствующий базе данных. А также научиться работать с данными таблицы Excel как с базой данных.

Вопрос №1.

Как создать базу данных в Excel?

Ответ:

Создание базы данных начинается с проектирования базы данных, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата), длины каждого поля (максимального количества символов), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые).

База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил: строка заголовков столбцов (верхняя строка списка) должна быть заполнена именами полей, каждая запись должна размещаться в отдельной строке, первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков, следует избегать пустых строк между записями.

Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк) данных. Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец) с именами полей и поместить в следующей строке запись образец заполнения базы.

При этом необходимо отформатировать каждый элемент поля, помня, что таким же образом будут отформатированы все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы.

В базе данных необходимо соблюдать следующие правила:

Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится неполная запись!

Чтобы отредактировать значение в пройденном поле, следует нажимать клавиши для возврата в нужное поле.

Чтобы заменить ранее введенное значение, необходимо просто начать вводить нужное в этом поле.

Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу < - > или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор.

При вводе даты необходимо придерживаться известного программе формата

При вводе чисел с лидирующими нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что воспринимается Excel как текстовая метка (при этом апостроф в базе данных не вводится).

После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в базе данных и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи.

После завершения ввода записей следует нажать клавишу или щелкнуть на кнопке Закрыть, чтобы закрыть форму данных.

Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.

Вопрос №2.

Что значит отсортировать?

Ответ:

Сортировка данных–упорядочение данных по заданному признаку с целью удобства использования.

Рисунок 1 — Сортировка данных

Чтобы заставить Excel правильно отсортировать записи в базе данных, мы должны указать, какие поля будут определять новый порядок записей, (такие поля называются ключами сортировки). Более того, мы должны указать какой тип сортировки должен выполняться в этих полях. Существует два типа упорядочения: возрастающий, при котором текст располагается в алфавитном порядке (от А до Я), а числа — в порядке увеличения (от наименьшего к наибольшему), и убывающий, который противоположен алфавитному порядку и порядку нумерации (от Я до А, а числа — от набольшего к меньшему).

Когда мы используем возрастающий порядок сортировки с полем ключа, содержащим много различных типов значения, Excel помещает в первую очередь числа (от наименьшего к наибольшему), а только потом текстовые элементы (в алфавитном порядке). За текстовыми элементами следуют логические значения (сначала TRUE/ Истина, затем FALSE/ Ложь), сообщение об ошибках и, наконец, чистые клетки. При использовании убывающего порядка Excel упорядочивает элементы в обратном порядке: числа идут первыми, но упорядочены от наибольшего к наименьшему затем следуют текстовые элементы от Я до А, логическое FALSE предшествует логическому TRUE.

Для того чтобы отсортировать данные необходимо использовать инструмент «Сортировка» на ленте «Данные» в пакете Excel.

Вопрос №3.

Что значит отфильтровать?

Ответ:

Фильтрация данных – отсеивание данных, в которых нет необходимости для принятия решений, снижающее уровень шума и повышающее достоверность и адекватность данных.

Чтобы отфильтровать базу можно воспользоваться командой на ленте «Данные» «Фильтр». В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются.

Условие – ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра.

После отбора данные в этом подмножестве можно копировать, искать, изменять, форматировать, преобразовывать в диаграммы и выводить на печать; при этом их местонахождение и порядок не изменятся.

Возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных.

С помощью автофильтра можно создать три типа фильтров: по значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить отбор по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно; точно также необходимо выбрать один тип из двух, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе фильтра, заданного пользователем.

Для получения более точных результатов рекомендуется не смешивать в одном столбце данные разных форматов, например, текст и числа, числа и даты, поскольку для каждого столбца может использоваться только один тип команды фильтра. Если в столбце представлено несколько форматов, отображена будет команда для преобладающего формата. Например, если столбец содержит три значения в числовом формате и четыре — в текстовом, то отображается команда фильтра Текстовые фильтры.

Фильтрация данных осуществляется с помощью раскрывающихся списков. Раскрывающийся список – это элемент управления в меню, диалоговом окне или на панели инструментов, выводящий список параметров при нажатии кнопки со стрелкой справа от него. При фильтрации элемент для вызова раскрывающегося списка добавляются автоматически в строку заголовка таблицы.

В раскрывающемся списке можно выбирать команды для сортировки и фильтрации данных.

Чтобы выполнить отбор диапазона ячеек с помощью сложных условий отбора, воспользуйтесь командой «Дополнительно» в группе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные». Существует несколько важных функциональных отличий команды «Дополнительно» от команды «Фильтр». Вместо меню «Автофильтр» отображается диалоговое окно «Расширенный фильтр». Расширенные условия отбора вводятся в отдельный диапазон условий листа над диапазоном ячеек или таблицей, которые требуется отфильтровать. В Microsoft Office Excel в качестве источника расширенных условий отбора используется отдельный диапазон условий в диалоговом окне «Расширенный фильтр».

Создание расширенного фильтра.

Вставьте не менее трех пустых строк над диапазоном, который будет использоваться как диапазон условий отбора. Диапазон условий отбора должен включать заголовки столбцов. Убедитесь, что между значениями условий и этим диапазоном имеется по крайней мере одна пустая строка.

Введите в строки под заголовками столбцов условия отбора.

Введите в поле «Диапазон условий» ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель в положение «Фильтровать список на месте». Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель в положение «Скопировать результат в другое место».

Чтобы изменить способ фильтрации данных, измените значения в диапазоне условий отбора и выполните фильтрацию еще раз.

Вопрос №4.

Какие фильтры можно создавать для данных в пакете Excel?

Ответ:

С помощью автофильтра можно создать три типа фильтров: по значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить отбор по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно; точно так же необходимо выбрать один тип из двух, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе фильтра, заданного пользователем.

Вопрос №5.

Как сортировать записи в базе данных?

Ответ:

Простая сортировка по полю.

Для обычной сортировки базы данных по одному полю (по возрастанию или по убыванию) необходимо воспользоваться пунктом меню Данные Сортировка или пиктограммами на графическом меню. Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию.

При этом курсор должен быть установлен в поле, которое будем сортировать. Для сортировки по возрастанию по полю «Стаж» установим курсор на ячейку в этом поле и выберем направление сортировки «по возрастанию». Сортировка по нескольким полям.

Для проведения более сложной сортировки (по нескольким полям) откроем окно диалога «Сортировка диапазона». Для этого выполним команды меню Данные Сортировка. Чтобы сортировка выполнялась по двум или трем полям в окне диалога для каждого диапазона задаем направление сортировки. Наименование диапазонов выбираем в окне диалога, раскрывая список наименований (щелкаем последовательно по областям окна диалога «Сортировать по», «Затем по», «В последнюю очередь по»), и указываем направление сортировки по каждому полю (убывание/возрастание).

Вопрос №6.

Как фильтровать записи в базе данных?

Ответ:

Фильтрация данных в списке позволяет отобразить только те записи, которые соответствуют заданным условиям.

При применении автофильтра имена полей будут дополнены раскрывающимися списками, из которых можно выбрать нужное значение поля или задать пользовательский критерий.

Для вставки автофильтра необходимо:

Поместить указатель ячейки внутри списка.

В подменю Данные – Фильтр выбрать команду “Автофильтр”. Рядом с именами полей будут отображены кнопки со стрелками, нажав которые, можно открыть список.

Открыть список для поля, значение которого нужно использовать в качестве фильтра (критерия отбора). В списке будут приведены значения ячеек выбранного поля.

Выбрать из списка нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют заданному фильтру.

Выбрать при необходимости из списка другого поля нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют всем заданным условиям фильтрации (условия отдельных полей объединяются с помощью логической операции “И”).

Кнопки открытия автофильтров полей, для которых заданы условия фильтрации, окрашены синим цветом.

Если перед выполнением команды “Автофильтр” выделить один или несколько столбцов, то раскрывающиеся списки будут добавлены только соответствующим полям.

Чтобы снова отобразить на экране все записи списка, необходимо выполнить команду “Отобразить все” из подменю Данные – Фильтр.

Критерий фильтрации для отдельного поля можно убрать, выбрав в списке автофильтра этого поля элемент “Все”.

Чтобы деактивировать функцию автофильтра (удалить раскрывающиеся списки), нужно выберать повторно команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

Вопрос №7.

Расскажите об установке собственного критерия для выбора записей.

Ответ:

В Excel пользователю предоставляется воз­можность задать собственный порядок сорти­ровки данных в списке. Для создания пользова­тельского порядка сортировки нужно открыть диалоговое окно Параметры сортировки. В поле списка Сортировка по первому ключу, ко­торое содержит список всех определенных пользователями порядков сортировки, можно выбрать подходящий. Если же ни один из них не подходит, можно создать собственный порядок сортировки. Для этого нужно воспользоваться командой Сервис/Параметры, затем в появив­шемся диалоговом окне открыть вкладку Спи­ски. В поле списка Списки нужно выбрать эле­мент Новый список, после чего в поле Эле­менты списка появится курсор ввода. После этого можно ввести собственный порядок сор­тировки. После ввода очередного элемента списка нужно нажимать клавишу. После завершения ввода элемен­тов списка следует нажать кнопку Добавить для включения составленного списка в перечень суще­ствующих.

Вывод.

Проделав данную лабораторную работу я научилась очень многому. Я научилась создавать с помощью пакета Excel рабочие таблицы, соответствующий базе данных. А также научилась работать с данными таблицы Excel как с базой данных. Я научилась сортировать данные в таблице. Применять различные фильтры.

Предыдущий:

Следующий: